Vault training en optimalisatie

Onder begeleiding van Cadix weet SPIE de mogelijkheden van Autodesk Vault beter te benutten, om technische data effectief te beheren en werkprocessen efficiënter in te richten. Dankzij gerichte training en begeleiding op de werkvloer wordt Vault Professional nu afdelingsbreed en in de nabije toekomst ook -overstijgend ingezet. SPIE waardeert de contacten met Cadix als zeer klantvriendelijk, kundig en effectief.

SPIE Nederland begeleidt haar klanten in het ontwerp, de uitvoering, exploitatie en het onderhoud van netwerksystemen en energie-, infrastructurele-, industriële- en gebouwinstallaties. Voor het beheren van hun technische data in Inventor maakt SPIE Hoogspanningstations gebruik van Autodesk Vault Professional. Hoewel Vault al eerder geinstalleerd was, werd er nog niet voldoende gebruik van gemaakt. Er lagen dus nog volop kansen om werkprocessen te verbeteren, de projectinrichting te optimaliseren en het gebruik van Vault efficiënter én afdelingsoverstijgend te maken. Cadix werd ingeschakeld voor een Vault-optimalisatie en een gerichte gebruikstraining. We spraken met engineers Femke Oprins en Vic Verstraeten van het team Hoospanningsstations van SPIE over de uitdagingen, verbeteringen en de samenwerking met Cadix.

Uitdagingen vóór de optimalisatie van Vault

Doordat de bestaande Vault-configuratie al eerder werd gedaan en diegene inmiddels ergens anders werkt, lag de inrichting en het gebruik ervan eigenlijk nagenoeg stil. Het systeem was niet optimaal ingevoerd en een duidelijke overdracht met afspraken over de toewijzing van rollen, rechten en werkwijzes ontbrak. Dit leidde tot eilandjes waarin door elke tekenaar en in elk project net even anders gewerkt kon worden, met verschillende kennisniveaus over Vault, een minder efficiënt versiebeheer en zonder onderscheid in bewerkingsmogelijkheden. Met daarbij het gevaar dat er een verhoogde kans bestond op fouten en vertragingen, helemaal als er tijdens een groter project samengewerkt of overgedragen zou moeten worden.

Afdelingshoofd Mark Hoosemans vroeg jonge engineers Femke en Vic om het project Vault nieuw leven in te blazen. Medewerkers moesten opnieuw worden meegenomen in de keuze voor Vault. Door iedereen te betrekken en te luisteren naar ieders wensen moet er uiteindelijk binnen één jaar een duidelijk doel behaald zijn: efficiënt samenwerken met een volledig geïntegreerd Vault-pakket. Femke en Vic werken gemiddeld een dag per week aan deze nieuwe stapsgewijze invoering van het verbeterde werken met Vault. 

Vic: 'Als onderdeel van onze taak als 'admin' controleren we regelmatig of bestanden niet te lang 'uitgecheckt' staan. Op die manier zorgen we er niet alleen voor dat alle wijzigingen op de juiste manier bijgehouden worden, maar ook dat anderen die eventueel data uit dat bestand nodig hebben sneller verder kunnen. Een bij-effect is dat collega's ons nu steeds beter weten te vinden. Het lijkt soms wel een beetje op een helpdesk. Niet alleen voor Vault, maar ook bijvoorbeeld allerlei andere vragen over Inventor komen voorbij.'

Al snel werd daarbij de hulp ingeroepen van Cadix. Het werd namelijk vrij gauw duidelijk dat er behoefte was aan een op maat gemaakte training voor de hele afdeling. Zodat ook andere collega’s uit het team van Femke en Vic de voordelen van het werken met Vault direct zouden ervaren.

Resultaten en aanbevelingen voor elke Vault optimalisatie

Na de inzet van Cadix is er meteen al een positief verschil merkbaar. Er is een eenduidige werkwijze vastgesteld en de training zorgde ervoor dat medewerkers een beter begrip hebben van wat werken met Vault inhoud. Dankzij ieders wil en motivatie om mee te werken ligt niets dan de factor tijd nu een verdere stapsgewijze invoering meer in de weg. 

Femke: 'Ondanks dat het voor Vic en mij een heel interessant project is om op te pakken, en we hier benodigde tijd voor vrij mogen maken, is het af en toe best even zoeken en schipperen. Het komt regelmatig voor dat reguliere projecten even wat extra aandacht nodig hebben en dat die dan op zo'n moment automatisch voorrang krijgen. Ik zou andere engineers daarom toch aanraden om zo'n traject als dit compleet uit te besteden. Dat neemt een hoop druk weg bij medewerkers. Maar ook als je er als organisatie net als SPIE Hoogspanningstations voor kiest om het zelf te doen is het een goede optie om daarbij een partij als Cadix in te schakelen voor specifieke onderdelen en training'. 

Deze mening van het engineersduo Femke en Vic is versterkt nu ze al enige tijd bezig zijn met het project en ze inmiddels heel positieve ervaringen hebben opgedaan met Bernhard.

Vic vult aan: 'Het is gewoon heel prettig om te kunnen vertrouwen op de expertise van een partij met ruime ervaring zoals Cadix. Hierdoor hebben we inmiddels wel een mooie basis neergelegd en kunnen we nu met de juiste stappen verder. De collega's zijn overtuigd van de voordelen en dit heeft al geleid tot een efficiëntere en effectievere inzet van Autodesk Vault. Hierdoor wordt het makkelijker om straks ook collega's van andere afdelingen te betrekken. En we zien daarnaast kansen om niet alleen Inventor maar bijvoorbeeld later mogelijk ook Revit en AutoCAD bestanden op te gaan nemen.'

Wij danken SPIE voor het vertrouwen en kijken uit naar onze toekomstige samenwerkingen!

Bernhard Bijstra, Consultant Mechanical Solutions

Vragen over de implementatie en optimale inrichting van Vault?

Neem gerust contact met mij of mijn collega's op!